2011/4/24
时间是管理出来的，永远在线、一心多用、同时处理多项任务的工作环境正在扼杀工作效率，抑制创造能力，并使我们很不快乐。尽管信息技术和通讯革命使我们受益无穷，但它也有人所共知的负面影响：信息超载及其“近亲”——注意力分散。这些害处对首席执行官及其首席级高管同事们的危害尤其严重，因为高管人员迫切需要不被打断的时间，来综合分析来自许多不同来源的信息，仔细思考其对组织的影响，专心致志地进行判断，认真权衡取舍，并最终做出正确的决策。
首先，同时处理多项任务是一种极其糟糕的应对方式。许多科学证据都相当令人信服地证明，同时处理多项任务会降低人的工作效率和创造能力，并且更不容易做出正确的决策。如果我们希望成为有效的领导者，就必须停止这种做法。其次，解决信息超载问题需要具有极大的自制力。有点像正在戒毒的瘾君子一样，高管人员每天必须通过应用一些永不过时而又十分有效的准则，努力保持自律，这些准则包括：找时间集中精力，过滤掉不重要的信息，时不时放下工作休息一下。当然，最理想的是既保留连通性的各种好处，又不让它过多地分散我们的注意力。第三，由于高管的行为方式决定了所在组织的基调，因此他们有责任树立一个更好的榜样。各种强大通信技术的广泛普及意味着，现在员工们同样面临他们领导人遇到的管理时间和注意力的许多挑战。现在，整个组织的生产率可能都会受到信息超载的影响，没有任何个人或团体可以孤立地解决这个问题。对于21世纪的企业高管来说，重建具有更健康行为规范的企业文化是一种至关重要的新责任。
同时处理多项任务的危害性：它会降低我们的效率；它会抑制创造力；它使我们焦虑，并且上瘾而难以自拔。
因此，如果同时处理多项任务不是解决之道的话，正确的方法又是什么呢？在我们与尝试解决这一问题的首席执行官和其他高管们的交谈中，我们反复听到一些非常基本的策略，这些策略在精神实质上与Drucker在40多年前描述的方法并无太大不同：集中精力、过滤信息和劳逸结合的综合应用。对于这些高管以及我们大家来说，真正的挑战在于，在一种永远在线的工作环境中，执行这些策略要比在Drucker论述该问题更加困难。它需要极大的自制力，而且我们不可能独自做到这一点：在我们的高管团队和整个组织中，我们需要建立一整套支持更高效工作方式的行为规范。
集中精力；过滤信息；劳逸结合。但是，考虑到信息超载会显著降低学习和决策的质量，企业有责任重新制定这些工作规范。同时处理多项任务并不是一种“英雄行为”，它会降低工作效率。随着信息传输和存储技术的容量不断扩大，速度不断加快，对我们的认知压力只会有增无减。除非我们现在就停下来，重新设计我们的工作规范，否则，我们就会面临能深思熟虑、富于创造性的专业人士不断减少的危险。
首先，我们必须承认并重新评估使我们依赖于现有行为模式的思维定式。其次，领导人在从所有业务领域——除了那些他们必须独自解决问题的范畴——抽身退步时，必须变得比以往更坚决。最后，为了真正使这种方法发挥作用，领导者必须与自己的团队一起，重新设计工作规范。
一个人，即使是一位首席执行官，也不可能独自做到这一点——谁又愿意成为高管团队中唯一一个在休假时不带智能手机的人呢？如果事先没有进行某种明确的讨论，这种行为可能会被认为是对企业缺乏责任心，而不是一种中断联系和养精蓄锐的有益尝试。因此，我们鼓励企业领导人及其团队公开讨论自己应选择何种方式来集中注意力、过滤不重要的事情，以及暂时放下工作；他们应如何相互支持，创造必要的时间和空间，使自己做到最好；以及他们如何才能使整个组织中的其他人也同样这样做。这种交谈还可以成为一个正确的出发点，由此可以更深入地了解公司所有知识型员工对信息和技术的需求。
减轻信息超载负担的益处——在工作效率、创造能力、士气和业绩上的种种好处——将远远超过值得去做的程度。我们对这些好处体会越深，就越容易持之以恒地保持新的行为习惯。
